正確認識協同軟件

        協同軟件經過幾年的快速發(fā)展，已經被越來越廣泛的接受和應用，甚至成為企業(yè)信息化建設的最終方向，而在這一復雜過程中，由于協同倡導的理念始終是所有資源的有效整合與充分利用，所以導致了人們對協同軟件與其他管理軟件，如ERP、 CRM、HR、PM等界限越來越模糊，認為協同軟件可以代替其他管理軟件解決企業(yè)所有的問題，但是實際上，并非如此。協同軟件有其自身的定義和應用范疇，他面向的是企業(yè)管理過程和行政辦公，對于企業(yè)具體業(yè)務范疇和在專業(yè)項目管理上，并不能發(fā)揮他的作用。

協同軟件的定義：

        協同軟件（Collaboration Software）是指那些以團隊協作為目標的溝通協作軟件工具，主要包括辦公自動化、電子政務、工作流管理、知識管理、項目管理、信息門戶等應用。

        協同辦公軟件解決企事業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加可控性、提高運轉效率等基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、知識資源的管理、多人多部門的協作、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，協同辦公軟件跨越了具體的業(yè)務范疇，更集中關注于事件和過程，提升日常辦公的效率和可控性，提供企業(yè)決策依據，是提高企事業(yè)單位整體運轉能力不可缺少的軟件工具。

協同軟件能做什么？

        被傳播和應用了很多年的協同辦公軟件，到底能幫助企業(yè)解決什么問題呢？

        我們首先來看一下協同軟件為何產生？全球一體化的市場環(huán)境和知識經濟背景下，企業(yè)在發(fā)生著深刻的變化。一方面，隨著技術的不斷成熟及與國際市場的接軌，競爭日益激烈，依靠產品銷售產生利潤的上升空間有限，企業(yè)開始向管理要利潤，更多的依靠高效的運營和優(yōu)化的管理打造競爭內核，關注企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展，從“營銷取勝”轉向“管理取勝”；另一方面，運營管理水平的提升又賦予了企業(yè)新的能力，使得企業(yè)從成本、效率等優(yōu)化中激發(fā)出新的利潤增長點。

         而管理的一個核心問題則是對各種資源的掌控、協調及優(yōu)化，這正是協同應用所要解決的問題。從管理的角度上來說，協同的本質就是打破資源（人、財、物、信息、流程）之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕硕M行協調的運作，通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達成一致的目標。

        由此應運而生的協同辦公軟件關注的是在面向企業(yè)組織行為和管理過程的管控，協同辦公軟件通過流程規(guī)范、信息共享、人員協助建立了虛擬化企業(yè)組織，通過各種事件的執(zhí)行，將企業(yè)制度和文化滲透在這個虛擬的組織中，能夠為企業(yè)員工提供輕松、高效的辦公環(huán)境，更好地解決企業(yè)運營過程中煩瑣的雜事，更重要的是使得管理層能夠有更多地時間考慮企業(yè)的發(fā)展、戰(zhàn)略規(guī)劃。

        專注企業(yè)協同辦公領域的泛微軟件，多年持續(xù)的客戶研究和產品研發(fā)，推出的面向企業(yè)管理過程信息化的協同辦公OA軟件，關注的是企業(yè)的內部管理過程，強調以人為核心，其協同運作的七大模塊，涵蓋了企業(yè)管理過程中的人力資源、工作流程管理、外部客戶資源管理、項目管理、預算與費用管理、資產管理，將整個企業(yè)的管理過程都通過系統(tǒng)完成，并有效記錄了整個企業(yè)的經營過程。它能夠有效支撐企業(yè)目標和計劃任務的執(zhí)行，為企業(yè)各位員工明晰日常的工作內容和詳盡的日程安排，提高企業(yè)內部工作的一致和協調；能夠規(guī)范企業(yè)內部管控流程，減少因為人為原因造成的制度的不流暢運行，創(chuàng)建高效的電子化辦公環(huán)境；能夠幫助企業(yè)建立統(tǒng)一可共享的知識庫，沉淀日常工作產生的成果，提供內部經驗的分享；建立統(tǒng)一的企業(yè)級、部門級和個人級信息門戶，加強工作信息的利用價值；能夠有效支撐跨部門、跨人員的事件協作，提高內部工作的協作效率和沉淀工作中的溝通信息；系統(tǒng)為相關領導提供更全面化的內部信息，讓其能更詳盡、更清楚的了解整個企業(yè)組織的日常運作，包括日常內部流程的運作、企業(yè)人力資源的整體情況、各部門人員的工作目標計劃、知識庫的建立、資產使用情況、以及財務費用的運作情況，幫助企業(yè)高層領導能更正確的制定企業(yè)發(fā)展相關決策。泛微協同辦公OA軟件體現了企業(yè)建立標準化、流程化、制度化、過程化管理體系和管理方式的思想，在促進企業(yè)制度與文化、人與組織和諧發(fā)展的協同管理過程中是必不可少的手段和工具，使企業(yè)能夠朝著既定的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃穩(wěn)步前進。

看清協同軟件的邊界：

        協同軟件的應用已成為企業(yè)信息化的焦點，協同的思想可以滲透到ERP、CRM、HR等管理軟件中，但是協同軟件卻不能解決企業(yè)的所有疑難問題，提供企業(yè)所要的全部功能。

         專注企業(yè)各項業(yè)務領域的管理軟件很多，例如：ERP軟件實現了企業(yè)對采購、生產、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源等業(yè)務環(huán)節(jié)的統(tǒng)一、整合性的管控，幫助企業(yè)實現內部業(yè)務操作的合理化，ERP的側重點是計劃，對企業(yè)資源進行計劃與統(tǒng)計、分析；財務軟件主要的作用在于實現供銷存業(yè)務與財務一體化管理，有效控制工業(yè)生產成本及商業(yè)銷售成本，有效控制企業(yè)財務運營風險，提供企業(yè)級的財務分析決策信息；CRM軟件系統(tǒng)支持營銷、銷售和服務全過程，使得對客戶和營銷過程有一個全方位的視角和把握，是幫助企業(yè)最終實現以客戶為中心的管理模式的重要手段……協同軟件是沒辦法把這些功能都囊括其中的。

        目前，很多企業(yè)都購買實施了諸如上述的業(yè)務管理軟件，幫助企業(yè)管理者解決了許多業(yè)務管理中的問題，大大提高了業(yè)務管理的效率和效果。然而，很多管理者卻苦惱于沒有合適的軟件幫助他們及時發(fā)現并解決企業(yè)管理中的各種問題，協同辦公軟件正是屬于此類管理軟件。與此同時，實現各個業(yè)務系統(tǒng)與辦公管理系統(tǒng)之間的業(yè)務數據交換，使企業(yè)管理者通過協同軟件就能了解到企業(yè)的所有信息，包括各種業(yè)務信息和財務數據；同時，各個業(yè)務系統(tǒng)也可以通過該協同軟件實現信息共享和交換，合理安排生產和工作使企業(yè)處于實時掌控的過程中已成為協同軟件的發(fā)展方向。泛微研發(fā)的協同辦公OA系統(tǒng)在強調過程化管理、制度化管理、流程化管理、標準化管理，強調企業(yè)制度與文化、人與組織和諧發(fā)展的同時，也十分關注與其他應用軟件的融合，目前與用友高端業(yè)務產品NC的有效整合以及與金蝶財務軟件的融合已在眾多大型的集團企業(yè)獲得良好的應用效果，能夠幫助企業(yè)構建一個完整的電子化生態(tài)體系。

        企業(yè)各種信息化管理系統(tǒng)的有效整合已成為信息化建設成敗的重要標志，相信協同軟件通過與其他系統(tǒng)的整合既可以沖破自身管理的邊界，也可以更好的詮釋協同管理的理念，為企業(yè)真正沖破各種資源之間產生的障礙，實現高效、協同管理創(chuàng)造便利條件。